БЮДЖЕТИРОВАНИЕ

Планирование ФОТ - это составление бюджета расходов на оплату труда на будущий период.

Такой бюджет относится к операционному планированию: он помогает оценить затраты на работу подразделений и затем сравнить план с фактом.

Основу плана составляют численность, оклады или ставки, графики, премии, доплаты и другие предусмотренные выплаты.

Состав ФОТ компания закрепляет в своей методике бюджетирования.

Например, выплаты за период болезни и начисления на зарплату могут учитываться внутри ФОТ либо отдельными строками бюджета.

Поэтому перед анализом важно определить, какие именно расходы мы называем ФОТ и ФЗП.

В этом кейсе нас интересует один фактор: как изменение числа рабочих дней болезни влияет на ФОТ компании

Болезнь конкретного сотрудника предсказать нельзя, но для бюджета можно оценить ожидаемое число дней отсутствия по группе работников.

Для этого экономист вместе с кадровой службой анализирует прошлые периоды: сколько рабочих человеко-дней было пропущено по графику, как менялись численность и режим работы, наблюдались ли сезонные колебания.

Историю не стоит переносить в новый бюджет механически. Нужно учесть изменения штата, сменности, условий работы и разовые события, которые не должны повториться.

Если подразделения и категории сотрудников сильно различаются, прогноз лучше составлять отдельно по группам.

Затем ожидаемые дни отсутствия включают в план рабочего времени и бюджет оплаты труда.

Для такого анализа нужны именно рабочие дни или часы по графику.

Один и тот же больничный в календарных днях может охватывать разное количество запланированных рабочих смен.

Если за пропущенный день обычная зарплата не начисляется, расходы работодателя на оплату отработанного времени снижаются.

В странах и схемах, где выплату за период болезни вместо зарплаты финансирует страховой фонд, эта часть выплаты не становится прямым расходом работодателя.

Так может возникнуть экономия по соответствующей статье бюджета ФОТ.

Но правила различаются: работодатель может оплачивать часть периода болезни, сохранять зарплату или доплачивать до неё.

Кроме того, отсутствие сотрудника иногда приводит к оплате замещения и сверхурочной работы.

Поэтому экономию по зарплате нельзя автоматически считать экономией всех расходов на персонал.

Речь идёт об учётном эффекте отсутствия, а не о выгоде компании от болезни сотрудников.

Если фактических рабочих дней болезни меньше, чем было заложено в бюджет, сотрудники отрабатывают больше дней.

При оплате отработанного времени обычная зарплата может оказаться выше плана. Одновременно отдельные выплаты за период болезни могут быть ниже ожидаемых.

Если дней болезни больше плана, обычная зарплата за работу может снизиться. Но выплаты за болезнь, замещение или сверхурочные способны частично или полностью перекрыть это снижение.

Направление итогового отклонения зависит от порядка оплаты болезни и от того, какие выплаты включены в ФОТ компании.

Поэтому в план-фактном анализе ФОТ полезно показывать изменение обычной зарплаты и выплаты работодателя за болезнь раздельно, а затем оценивать их совместное влияние.

В Excel-шаблоне уже есть учебный пример.

Измените плановые и фактические дни болезни, зарплату и выплаты работодателя — и посмотрите, как рассчитываются изменение обычной зарплаты, отклонение выплат за болезнь и влияние на ФЗП.

Настройки позволяют учесть порядок оплаты больничных и состав ФЗП в вашей компании. Попробуйте оба сценария: больничных меньше или больше плана.